Планирай планирането!
Наскоро, по време на планираща среща за предстоящ проект на неправителствена организация, която водих (фасилитирах), сериозно се замислих за смисъла и ефекта от подобен род процеси. Осъзнах, че през последните 13 години съм участвал в различни роли (като член на екип, ръководител или външен консултант) в десетки (може би стотици) планиращи срещи. Макар да осъзнавам ключовото значение на подобно групово взаимодействие, се замислих, че имам и съмнения и даже съпротива към планиращите процеси. Опитах се да разбера защо...
Парадоксът с планирането
Въпросът с планирането е, че то само по себе си съдържа парадокс. Няма как да работим без някакъв план и посока. Същевременно здравият разум и опитът ни казват “светът се променя толкова бързо, защо си губиш времето в планиране”. Истината е някъде по средата и зависи от културата на организацията ви.
Как процесът да не ни умори?
Второто предизвикателство е да направим самия планиращ процес ангажиращ, вместо в края му участниците да искат да избягат и да не се върнат ☺️ Много пъти съм ставал свидетел на хора, които в нормални обстоятелства са мотивирани и активни, изцяло да загубят енергия по време на дълга планираща среща.
Каква е ползата?
И трето, но може би първо по значение - ефектът от планирането. Ще свършим ли всичко това, което сме заложили? Дали като погледнем плана след време няма да ни се струва безумен? Има ли риск всеки да продължи да си работи както преди, без дори да го отвори?
В обобщение и за да не ви откажа да планирате изобщо, ви предлагам 5 принципа за по-добри планиращи срещи, които съм извел от практиката (с уговорката, че се отнасят за процес, в който искаме да включим екипа, вместо авторитарно да измислим плана):
Процесът на планиране отнема време. Самото планиране на дейности и активности може да стане бързо. За да стане добре обаче има смисъл то да е предхождано от процес на рефлексия за изминалите резултати, личния принос на всеки и научените уроци. Също е добре колективно като екип да си припомним защо изобщо работим заедно, каква по-висша цел (мисия, визия) ни обединяват. И отгоре на всичко е важно хората в екипа да имат пространство да споделят и осмислят собствената си мотивация и желание, личните си цели и приоритети. В крайна сметка качеството на изпълнение на плана ще зависи от това колко те са ангажирани! Сещате се, че ако искаме да направим всичко това И да планираме, един ден не е съвсем достатъчен…
Има планиране и планиране. Можете осъзнато да решите до каква “дълбочина” в плана има нужда да навлизате като цял екип. Понякога е достатъчно заедно да определим стратегическите приоритети, а впоследствие по-малки работни групи да довършат с детайлите. Това е възможност да дадем повече свобода и предприемаческо поле за служителите. Бих отделил повече време за изследване на контекста, генериране на нови идеи и честен разговор за какво е наистина важно за плана, отколкото да се изгубим в дребните детайли. Те ще дойдат сами, ако имаме ангажиран екип и ясни общи приоритети.
За какво наистина имаме енергия? Често планираме дейности, които звучат добре или пък такива, които винаги сме правили. Най-общо казано сме повече “в главите си”, опитваме се да разсъждаваме логически и рационално, в което няма нищо лошо. За да постигнем хубави резултати ни трябват и сърцата. Един от най-силните въпроси, който сме задавали е “За какво наистина имам желание и енергия?”. И той ни помага да приоритизираме. Предпочитам малко на брой и прости дейности, които хората ще изпълнят и то с ентусиазъм, отколкото лъскав и дълъг план, който ще събира прах.
Някой трябва да “държи” процеса. Не го казвам, само защото ние правим това професионално и го предлагаме като услуга. Външният човек, който подпомага планирането и воденето на такива срещи, е много полезен, тъй като позволява на участниците да се отдадат на самото планиране и мислене. Това може да е някой ваш колега от друг отдел или приятелска организация. Но не го пропускайте!
Поглеждайте плана от време на време :) Независимо колко сме ентусиазирани за плана, който сме направили, понякога е по-важно какво правим с него. Съветвам екипите да изработят ритъм, в който преглеждат плана - например на редовни седмични или месечни срещи, да сложат отговорник, който да проверява напредъка и да инициира разговор за актуализиране на плана. Лесно е да се увлечем в ежедневието и да продължим да си работим сякаш никога не сме отделили време за нов план. Понякога простите и лесни действия са мощни, стига да ги свършим!
Ще се радвам да споделите и вашия опит с планирането. Какво ви помага? Какво сте научили от опита?
—-
Антон Вълков