Ах, тези срещи!
Често ходя по конференции, срещи и събития. В последно време установих едно правило, което почти никога не ме подвежда – от начина, по който е подредена залата мога да отгатна доколко ще е полезна и интересна срещата. Видя ли стая подредена тип “класна стая” ме обхваща тревога, видя ли много маси – също. От друга страна повечето срещи в кръг, със свободно пространство между хората и без “сцена” обикновено са минавали успешно. Вярвам, че има няколко съвсем прости принципа, които стоят в основата на провеждането на смислени и приятни разговори и срещи. Те едва ли ще са интересни за онези, които не търсят такъв ефект, за останалите ето ги:
На какво ме каните?
Ходили ли сте на събитие или среща без да сте наясно защо точно отивате? Това се случва толкова често, че понякога направо се чудя как изобщо някой идва на някои срещи – от изпратената покана не става ясно защо ме канят, какво се очаква от мен и какво е намерението на организаторите. В такъв случай аз отивам на срещата (ако все пак реша да отида) с моите си очаквания и е много вероятно те да не бъдат посрещнати. Няма значение дали ще съм пасивен участник, ще узурпирам разговорите, дали съм се подготвил или не – все едно е, тъй като дори организаторите явно не знаят защо ме викат.
Обърнете внимание на поканата – тя е от изключително значение за това с каква нагласа и какъв тип хора ще дойдат. Какво да напишете в нея? Много просто – седнете и помислете за 10 минути какво е намерението ви с тази среща/конференция/събитие и какво искате да постигнете, и просто го напишете в поканата.
Хората имат нужда да участват
Чилийският икономист Манфред Макс-Нийф, който работи върху тематиката на фундаменталните човешки нужди, казва, че нуждата от участие (чувство за принадлежност и съзидание) е почти толкова важна колкото това да сме нахранени, да ни е топло и да бъдем обичани. Така е и в срещите и конференциите – защо каните всички тези умни и готини хора, само за да ги накарате да седят часове наред и да мълчат?
Мислете за участниците като за най-важния ви ресурс – включвайте ги умно възможно най-много през цялото събитие. Ще се изненадате от резултатите!
“Най-интересните разговори стават в кафе-паузите”
Това казват основателите на методолгията Световно кафене (World Cafe) – докато в официалните части на програмата хората едва ли не заспиват, в кафе-паузите цари небивало оживление, обмяна на идеи и опит, даже се оформят интересни партньорства и се сключват сделки. Защо ни е тогава официалната програма? Винаги когато сме прилагали методи, които насърчават участието (т.нар. participatory methods) сме постигали страхотни резултати, от една страна защото участниците не очакват, а от друга – ами просто така се получава, идеите, знанието и ангажираността се пораждат именно в такива формати.
Позволете малко хаос да влезе в срещата – не е задължително абсолютно всичко да е разграфено точно до минутата и винаги да има точно определена тема. Хората имат невероятна способност да се самоорганизират – за да стане това, вие като организатори трябва да се освободите от необходимостта да контролирате всичко.
Дали участниците не са по-компетентни от лектора?
В днешно време “експертът” е издигнат в култ. Той подготвя дълга презентация (често с много текст с малък шрифт и полу-разбираеми графики) и се започва. Предвидените в програмата 45 минути стават час и половина, по-голяма част от хората са загубили интерес – дори само поради факта, че е доказано, че не можем да задържим вниманието си за повече от 20-25 минути върху една и съща тема. А даваме ли си представа за колективната интелигентност и познание, което има в участниците? Най-вероятно лекторът е изтъкнат и уважаван, но ако беше толкова умен, за колкото се представя, той би задавал смислени и провокативни въпроси, за да опознае и други гледни точки, факти и знание. Егото обаче не му позволява, нито пък титлата напечатана на визитната му картичка.
Разбира се, понякога имаме нужда от представяне на факти и числа от някой компетентен човек, но мисля, че това винаги може да стане по бърз и ефективен начин. Нека продължим да каним онези важни и интересни хора на нашите конференции, но също така и да ги включваме наравно с всички останали в разговорите.
Животът е кратък, нека не го пилеем за неща, които не ни правят щастливи
Звучи пожелателно, но аз искрено вярвам, че когато системно правим неща, които не ни кефят, то най-вероятно те нямат смисъл за нас. В контекста на срещите, които провеждаме – нека помислим колко часове пропиляваме в непродуктивни, мудни и понякога болезнени срещи. Можем да се опитаме поне да ги направим по-приятни и същевременно да произведем смислени резултати. Обикновено нещото, което ни кара да сме удовлетворени и щастливи в една среща е съгласието за конкретно, споделено действие. Вкарайте динамика и забавление в срещата, нека хората да могат да се шегуват и смеят. И задължително – работете за това да се стигне до конкретни ангажименти за действие, които са разбрани и споделени.
Тези “принципи” са в голяма степен вдъхновени от принципите, използвани в методите на The Art of Hosting и са пречупени през моя личен опит като участник и организатор на различни работни срещи, конференции, събития и дискусии.
На 27 септември организираме обучението “Изкуството на добрите срещи” - не пропускайте да научите повече и да работите по собствен проект!